Arbeidsrelatie, vergoedingen, contracten

Onder de informatie over Personeel is duidelijk omschreven wanneer sprake is van een arbeidsovereenkomst. De arbeidsrelatie moet dan in ieder geval voldoen aan drie criteria: de arbeid moet persoonlijk worden verricht, de werknemer ontvangt loon (in geld of natura) en er is sprake van een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer. Tot zover geen onduidelijkheden.

Bij vrijwilligerswerk kan de verhouding tussen de partijen echter veel lijken op die van een arbeidsovereenkomst en bovendien wordt ook hier de arbeid meestal persoonlijk verricht. Als er dan ook nog eens een onkostenvergoeding aan de vrijwilliger wordt betaald, wat is dan nog het verschil tussen een werknemer en een vrijwilliger en heeft een vergoeding aan een vrijwilliger dan niet allerlei belastingtechnische gevolgen? Dat laatste is niet het geval, maar de Belastingdienst erkent dat het onderscheid niet altijd makkelijk te maken is.

Vrijwilligersregeling

Om helderheid te scheppen heeft de Belastingdienst de vrijwilligersregeling in het leven geroepen. Houd je je als club aan de regels en richtlijnen in deze regeling, dan kan er geen sprake zijn van een arbeidsovereenkomst en kleven er geen belastingverplichtingen aan het verstrekken van een vergoeding aan een vrijwilliger.

Bij een vrijwilligersvergoeding heb je als club twee opties. Je kunt kosten van vrijwilligers vergoeden op basis van ingediende declaraties. Simpel gezegd kunnen op deze manier alle kosten worden gedeclareerd die noodzakelijk waren om het vrijwilligerswerk goed uit te voeren, mits de vrijwilliger de kosten kan aantonen met bijvoorbeeld een bon. Belangrijk is wel dat het hier nooit mag gaan om vergoeding van aan het vrijwilligerswerk bestede tijd.

Het is echter ook mogelijk met de vrijwilliger een bepaald bedrag ter vergoeding af te spreken, waarvoor daarna geen declaraties ingediend hoeven te worden. Je kunt dan ook afspreken dat zowel extra gemaakte kosten als aan het werk bestede tijd (deels) worden vergoed. De vergoeding moet echter wel binnen bepaalde grenzen blijven om als vrijwilligersvergoeding te worden aangemerkt. Die grenzen zijn helder opgenomen in de vrijwilligersregeling.

De Belastingdienst heeft binnen de vrijwilligersregeling ook een regelhulp ingericht. Klik daarvoor op de betreffende link op de overzichtspagina.

Normen

Hoe je kosten van vrijwilligers ook vergoedt, het te vergoeden bedrag mag niet boven de 150 euro per maand en tegelijkertijd niet boven de 1.500 euro per jaar uitkomen. Vergoed je alleen werkelijk gemaakte kosten op basis van declaraties, dan mag je de normen overschrijden, maar moet je betalingsbewijzen goed bewaren en deze kunnen tonen. Verder is vergoeding van het verrichte werk in de vrijwilligersregeling beperkt door een maximum: 4,50 euro per uur. En voor vrijwilligers onder de 23 jaar is dat 2,50 euro per uur. Gebruik je deze normen om een maximale vergoeding voor de inzet van vrijwilligers te berekenen, dan hoef je andere kostenvergoedingen daarbij niet mee te tellen. Let er echter wel op dat de totale vergoeding nooit boven de 150 euro/maand en 1.500 euro/jaar uitkomt.

De normen zijn van essentieel belang om een vergoeding te kunnen aanmerken als vrijwilligersvergoeding. Voor de Belastingdienst is er immers een belangrijk criterium om vrijwilligerswerk te onderscheiden van ‘normale’ arbeid; de vrijwilligersvergoeding mag niet marktconform zijn. Oftewel, vergoedingen moeten beduidend lager liggen dan de bedragen die voor vergelijkbaar werk aan werknemers worden betaald. Wie de maxima in de vrijwilligersregeling hanteert, voldoet sowieso aan dit criterium en hoeft zich dus ook geen zorgen te maken om eventuele naheffingen en boetes. Werkgeversorganisatie Werkgevers in de Sport (WOS) heeft meer informatie hierover en biedt op zijn website een groot aantal voorbeelden om de theorie inzichtelijk te maken.

(Model)contracten

Een contract opstellen met samenwerkingspartijen is verstandig, het schept in de meeste gevallen duidelijkheid over de afspraken. En voor veel situaties bestaan modelcontracten die je kunt gebruiken als uitgangspunt. Op die manier weet je zeker dat je de afspraken op de juiste manier hebt geregeld. Voorheen was de Verklaring Arbeidsrelatie, kortweg, de VAR, waarmee je de samenwerking met bijvoorbeeld een ZZP’er goed kon regelen. Kon de partij die je als club inhuurde, een VAR overleggen, dan wist je zeker dat je niet in de problemen kon komen omdat later de Belastingdienst de samenwerking bijvoorbeeld beoordeelde als verkapte loondienst. De VAR is inmiddels van de baan en daarvoor zijn modelcontracten in de plaats gekomen. Zo zijn partijen alsnog zeker dat hun samenwerking naar behoren verloopt. Werkgeversorganisatie WOS heeft veel modelcontracten beschikbaar, zoals voor de samenwerking met zelfstandigen. Maar ze zijn ook te vinden bij de Belastingdienst. 

Recente ontwikkelingen Wet DBA

De modelcontracten zijn een voortvloeisel van de Wet DBA, Deregulering Bepaling Arbeidsrelatie, die in het leven werd geroepen na afschaffing van de VAR.  Bij de wet DBA moet echter een kanttekening worden geplaatst. Op 18 november 2016 heeft staatssecretaris Wiebes van Financiën de tweede kamer gemeld dat de Wet DBA in praktijk heeft geleid tot veel onduidelijkheid over beoordeling van begrippen als ‘gezagsverhouding’ en ‘vrije vervanging’, waardoor er terughoudendheid is ontstaan bij het inhuren van zelfstandigen. De staatsecretaris heeft daarom besloten controle op naleving van de wet DBA met een jaar uit te stellen tot 1 januari 2018. Daarmee is de Wet DBA zeker niet van de baan. Tot 1 januari 2018 is er echter geen standaard handhaving. Alleen mensen of organisaties die evident en kwaadwillend de wet overtreden, kunnen worden geconfronteerd met een naheffing of boete. Het advies is om tot 1 januari 2018 gewoon de modelcontracten te gebruiken om er zo vertrouwd mee te raken. Op de website van de WOS is op 23 november een artikel gepubliceerd met meer informatie over het recente besluit omtrent de Wet DBA.