Meldingsformulier sportief en onsportief gedrag

Het is voor elke vereniging belangrijk zicht te hebben op het gedrag van de eigen leden. Zo kun je gerichte maatregelen treffen en kun je mensen aanspreken, complimenten geven, afspraken maken of straffen uitdelen. Maar vooral biedt het de gelegenheid om gewenst en ongewenst gedrag bespreekbaar te maken binnen je vereniging.

Zicht krijgen op het gedrag van je eigen leden

Bestuurders, commissieleden en vrijwilligers zijn de ogen en oren van de vereniging. Bij thuiswedstrijden heb je een aardig beeld van hoe het eraan toegaat. Bij uitwedstrijden is dit minder zichtbaar. De uitslag is dan vaak de enige informatie die de vereniging verneemt. Een klein incident of succes wordt vaak weer vergeten.

Een meldingsformulier helpt om beter zicht te krijgen op gewenst en ongewenst gedrag. Met dit formulier kunnen leden op een gemakkelijke manier zaken melden. De voordelen hiervan zijn:

• Je krijgt nuttige informatie
• Je kunt hoor en wederhoor toepassen
• Je kunt een correct en volledig dossier opbouwen van leden of teams die regelmatig ongewenst gedrag vertonen

Wat wil je gemeld zien

Bedenk als vereniging allereerst met welk doel je de informatie wilt verzamelen. Waar wil je als vereniging zicht op krijgen:

• Sportief en onsportief gedrag van eigen leden en incidenten bij uitwedstrijden
• Kleine gebeurtenissen die structureel terugkomen en zorgen voor een plezierige of juist onplezierige sfeer
• Ongewenst gedrag zoals pesten of discriminatie
• Herhaaldelijke klachten over sporters, groepen, trainers, coaches, bestuurders of andere betrokkenen bij de vereniging

Vervolgstappen

Op basis van de informatie uit de meldingsformulieren kun je de volgende vervolgstappen nemen:

• Je past het verenigingsbeleid aan, bijvoorbeeld op het gebied van begeleiding van jonge sporters
• Je geeft extra aandacht aan afspraken die niet worden nagekomen en te complimenteren als afspraken wel worden nageleefd
• Je treft nieuwe maatregelen, bijvoorbeeld voor de begeleiding van jonge coaches, scheidsrechters of juryleden

Wanneer je als vereniging besluit om een interne meldingsmogelijkheid in te stellen, moet je zorgvuldig een aantal stappen zetten. Het creëren van meer openheid over ongewenst gedrag kan gevoelig liggen. Positioneer het formulier zo, dat het ook de mogelijkheid geeft om complimenten en positief gedrag te melden. We hebben hiervoor een voorbeeld stappenplan opgesteld:

Voorbeeld stappenplan voor het invoeren van een meldingsformulier

Stap 1. Draagvlak

Creëer eerst voldoende draagvlak binnen het bestuur en diverse commissies.

Stap 2. Bepaling doel en gebruik

Bepaal gezamenlijk het doel en hoe het meldingsformulier te gebruiken. Heb je een vertrouwenscontactpersoon binnen de vereniging? Koppel de communicatie over het meldingsformulier aan de mogelijkheid om in gesprek te gaan met een vertrouwenscontactpersoon.

Stap 3. Uitvoeringsplan

Maak een praktisch uitvoeringsplan:

• Hoe is het formulier beschikbaar: via de website, een e-mail naar iedereen en/of meldingsformulieren voor elke trainer en coach aan het begin van het seizoen
• Wie verzamelt de meldingen en hoe (digitaal en/of in een postbus)
• Binnen welke termijn wordt er gereageerd en door wie
• Wie voert eventuele gesprekken met de betrokkenen
• Hoe wordt de melding afgesloten en gedocumenteerd

Stap 4. Ontwikkeling

Ontwikkel het formulier. Zorg voor een eenvoudig in te vullen formulier. Zo is de drempel om het te gebruiken lager. De formulieren moeten voor iedereen makkelijk beschikbaar zijn.

Stap 5. Introductie

Introduceer het formulier zorgvuldig binnen de vereniging. Dat kan tijdens avonden voor trainers, coaches, scheidsrechters of ouders aan het begin van het seizoen.

Stap 6. Uitvoering

Zorg voor een nauwkeurige uitvoering. Behandel negatieve meldingen binnen de gestelde tijd. Als betrokkenen het idee hebben dat een melding blijft liggen of dat er niets mee wordt gedaan, dan werkt een meldingsformulier niet.