De diversiteit, de dynamiek, de doorstroming, het draag bij aan de bestuurlijke vernieuwing die op termijn voor elke club belangrijk is die in deze snel veranderde tijd staande wil blijven. SPIN Utrecht is een jonge sportclub. Een groep vrienden zocht een nieuwe sportvereniging in Utrecht die relaxed is voor boardend studentenland. Na wat overleg ontstond op 5 maart 2004 SPIN, de eerste boardvereniging in Utrecht. SPIN is door de jaren geprofessionaliseerd en uitgegroeid tot een goed georganiseerde vereniging met veel enthousiaste leden. Om de sfeer van een vriendengroep te behouden worden elk jaar 70 mensen via een lotingsysteem toegelaten, met een gelijke verdeling van mannen en vrouwen. Over de opzet van SPIN: alle leden zitten in een crew. Er zijn zes crews; de surf-, skate-, wake-, kite-, snow- en partycrew. Elke crew heeft een commissie die allerlei activiteiten organiseert.
Jaarlijks wisselend bestuur
En er is een bestuur, bestaande uit drie mannen en drie vrouwen die verschillende sporten beoefenen. “Elk jaar wordt het bestuur opnieuw gekozen uit de leden”, vertelt Mei. “Die kunnen hun interesse voor een bestuursfunctie aangeven. We hebben verschillende functies: een voorzitter, secretaris, materiaalman, iemand voor de communicatie, de fiscus en PR en sponsoring. De taken die bij een functie horen, liggen een jaar lang bij iemand. Een enkele keer wisselt er wel eens een taak, wanneer die beter bij iemand past.”
Bestuur is heel zichtbaar
De vereniging hoeft niet veel moeite te doen om elk jaar nieuwe bestuursleden te vinden. “Ons bestuur is heel zichtbaar”, licht Mei toe. “Zo worden we bij de opening van het jaar al uitgebreid en op feestelijke wijze onthuld. We zijn als bestuur ook altijd aanwezig bij evenementen en op de maandagavondborrel. De leden zien een heel actieve, hechte groep, wat ze heel vet vinden. Plus je leert er veel van, de ervaring die je als bestuurslid opdoet is heel nuttig voor je latere leven.”
Korte lijntjes en efficiënt vergaderen
Qua vergaderstructuur valt vooral op dat de lijntjes kort zijn, er zo efficiënt mogelijk vergaderd wordt en het vooral ook leuk wordt gehouden. “Ons bestuur komt elke week samen om te vergaderen. De agendapunten worden vooraf via google gedeeld. Daar kunnen mensen online al op reageren. De vergadering zelf kan dan heel efficiënt verlopen, omdat veel punten al zijn besproken. Elk bestuurslid begeleidt daarnaast een commissie waarmee ook eens per week wordt overlegd. En ook met andere commissies wordt gemiddeld nog een keer per week vergaderd. Gemiddeld hebben we dus zo’n twee tot drie overlegmomenten per week. Maar dat zien we niet als een belasting. We zijn een groep vrienden, we boarden vaak samen en houden het leuk.”
ALV opleuken
Leuk is ook het toverwoord als het om inspraak van de leden gaat. “We horen van veel sportverenigingen dat de ALV een verplicht nummer is waar bovendien weinig leden komen opdagen. Wij organiseren ook een ALV en enkele discussie-ALV’s. Daarbij communiceren we vooraf duidelijk welke belangrijke discussiepunten we gaan bespreken. Er is voor veel verenigingen winst te halen door hun ALV op te leuken en duidelijk aan te kondigen wat er op zo’n avond gebeurt.”
Overdracht
Na een jaar wisselt het bestuur. Hoe is een goede overdracht dan gewaarborgd? “Ten eerste hebben we een duidelijke functieverdeling”, antwoordt Mei, “waarbij we per functie de taken overdragen. Zodra ik weet wie mijn opvolger volgend jaar wordt, ga ik een aantal keren bij die persoon zitten om de taken door te spreken. We hebben door de jaren heen ook een goed overdrachtsbestand opgebouwd en verder zorgen de nodige protocollen voor continuïteit. Het nieuwe bestuur gaat aan het eind van ‘ons’ jaar ook een aantal keren mee-vergaderen. Tot slot zijn er in de zomervakantie een aantal overdrachtsweekenden, die niet alleen nuttig maar ook heel gezellig zijn.”
Het ‘SPIN-model’
Nu is SPIN een heel jonge vereniging, met studenten die veel tijd in hun club willen investeren. Is het ‘SPIN-model’ ook wel realiseerbaar voor reguliere sportverenigingen? “Er zijn zeker onderdelen toepasbaar”, vindt Mei. “Afgelopen jaar had ik een bijeenkomst bij de NSkiV, een overkoepelende vereniging voor wintersporters en andere aanverwante sporten. Die voelde zich ook geïnspireerd door onze aanpak. Doordat wij elk jaar van bestuur wisselen, houden we ons bestuur heel dynamisch. Als nieuw bestuur kun je reflecteren op wat het vorige bestuur heeft gerealiseerd. Doordat er veel ruimte voor vernieuwing is houd je de bestuurstaken interessant. Dit jaar mag je jouw ideeën doorvoeren! Elke vereniging kan zo naar haar bestuur kijken: hoe kun je het leuker maken, en meer ruimte bieden voor creativiteit? En de zichtbaarheid van je bestuur is daarbij heel belangrijk. Bij veel verenigingen kennen leden niet eens het gezicht van de voorzitter of de secretaris. Die moeten juist hun gezicht laten zien bij activiteiten, en zich heel benaderbaar maken voor leden.”
Ervaring behouden door 'board of advice'
Toch is ervaring binnen een bestuur ook waardevol, vindt ook SPIN. “Wij hebben daar over nagedacht en er in de loop der tijd een oplossing voor bedacht. Drie of vier besturen geleden hebben we een meerjarenplan ontwikkeld. Elk nieuw bestuur kijkt daar weer naar, en gaat met dat plan als basis aan de slag. Zo voorkom je dat wat het ene bestuur heeft opgebouwd in het volgende jaar weer wordt afgebroken. Een deel van de oud-bestuursleden vormt bovendien een board of advice. Zij lezen de notulen van de bestuursvergaderingen en kunnen advies geven over ontwikkelingen. Ook een goede formule voor reguliere sportclubs. Zo behoud je ervaring en geef je tegelijkertijd ruimte aan vernieuwing.”
