Marina Weeke-Okkerse trad enkele jaren geleden aan als secretaris van gymnastiekvereniging Maassluis. Ze nam plaats in een driekoppig bestuur dat een veelheid aan vrijwilligerstaken op zich had genomen. Zo werden vanuit het bestuur alle taken aangestuurd, werd de ledenadministratie door het bestuur gedaan en nam de penningmeester zelfs de Grote Clubactie voor zijn rekening. Kortom, het bestuur was te veel tijd kwijt aan uitvoerende taken en kwam er niet toe zich bezig te houden met het verenigingsbeleid en dit naar een hoger niveau te brengen. Ook was vaak onduidelijk wie welke verantwoordelijkheid had en was de communicatie tussen vrijwilligers niet optimaal.
Verenigingsplan
“Ik kreeg toen een stuk onder mijn neus”, vertelt Marina, “een verenigingsplan van een andere sportclub, en dacht ‘dat is iets voor ons’. We zijn dat gaan bekijken, en aan de hand van de situatie van onze vereniging gaan invullen. We hebben álle vrijwilligerstaken binnen de vereniging inzichtelijk gemaakt. Bij elke taak is een inschatting gemaakt van het aantal uren dat men er aan zal besteden. De taken zijn vervolgens zo klein mogelijk opgedeeld; los van elkaar gezet. Zo heb je bijvoorbeeld de organisatie van onderlinge wedstrijden. Dat is in feite maar één keer per jaar. De taken die je uitvoert zijn dus geconcentreerd in een paar maanden. En je hebt ook zoiets als een ‘lief en leed’ taak. Je stuurt dan een kaartje als iemand ziek is of een jubileum viert. De gemiddelde tijdsbesteding is dan maar heel beperkt, maar je houdt je er wel het hele jaar mee bezig. Je kunt alle taken en functies teruglezen in ons verenigingsplan. Door de nieuwe manier waarop we alle taken inzichtelijk hebben gemaakt, is het voor vrijwilligers te overzien en melden ze zich weer graag voor een bepaalde taak. Ze kunnen dan bekijken wat in hun schema past. Iedereen is vervolgens verantwoordelijk voor zijn of haar eigen onderdeel, dat zorgt voor duidelijkheid.”
Nieuwe organisatiestructuur
“We hebben ook organisatorisch verbeteringen doorgevoerd. Er waren wat actieve vrijwilligers die aangaven dat ze een bestuursfunctie niet zagen zitten. Zij zijn nu coördinatoren die ieder een commissie aansturen. Zo zijn ze de schakel tussen bestuur en andere vrijwilligers. Eigenlijk zitten ze soort van verkapt toch in het bestuur”, lacht Marina. “We hebben binnen het bestuur een verdeling gemaakt wie welke coördinatoren aanstuurt. Vier keer per seizoen is er overleg tussen bestuur en coördinatoren.”
Taken passend bij achtergrond
“Wat verder nog helpt is dat bij ieder nieuw lid wordt gevraagd of de ouders vrijwilligerstaken op zich willen nemen. Nieuwe leden zijn immers meestal kinderen. We vragen dan ook naar hun achtergrond: hun werk, hun hobby’s. Als er dan een vrijwilligerstaak ingevuld moet worden, vragen we geïnteresseerden zich te melden. Maar we kijken ook zelf bij wie een taak misschien goed zou passen. Zoals het beheer van onze nieuwe verenigingsapp: we zoeken dan specifiek naar iemand die daar gezien zijn achtergrond handig in zou kunnen zijn. Het loopt eigenlijk allemaal heel goed nu, maar we moeten er alert op blijven dat we deze werkwijze vasthouden. Soms vervallen we nog wel eens in oude patronen. Dan zijn we voor een activiteit al snel geneigd om uit een vast groepje actieve vrijwilligers te putten. Maar we moeten dan juist die mensen aanspreken die hebben aangegeven dat ze bij dit soort taken willen helpen, ook al hebben ze het misschien nog nooit gedaan. Zo houden we iedereen betrokken.”
Verder lezen over bestuurlijke vernieuwing
Je taken goed verdelen is belangrijk, zo blijkt wel uit de ervaringen van gymnastiekvereniging Maassluis. Maar hoe zorg je er nog meer voor dat je als bestuur vernieuwend bezig blijft? Kijk bijvoorbeeld goed naar je team en samenstelling, en naar het imago dat bestuurswerk binnen je vereniging heeft. Neem ook je structuur en werkwijze eens onder de loep: ben je wel zo efficiënt bezig en is het wel nodig om zo vaak te vergaderen? Zijn leden betrokken en hebben ze voldoende gelegenheid om inspraak te hebben? Bekijk de informatie over bestuurlijke vernieuwing. En lees ter inspiratie ook eens het artikel over SPIN Utrecht, een dynamische sportvereniging waarbij jaarlijks het bestuur wisselt.
