“Bij veel sportverenigingen is de ALV een moetje”, licht Mario Cosman, voorzitter van Volleybalvereniging Kalinko, toe. “Het grootste deel van de vereniging laat zich daar niet zien. Dan kan je als bestuur veel aandacht gaan besteden aan het stimuleren van de opkomst. Maar waarom? Je ziet daar de meest actieve en betrokken leden en dat is prima, als je maar zorgt dat de rest van de vereniging ook weet wat er speelt en daarover kan meedenken. Wij zijn teruggegaan naar de eigenlijke bedoeling van een ALV. Het doel is drieledig: je leden informeren, het gesprek met ze aangaan en besluitvorming. Die doelen bereik je toch niet met een ALV. Die sluit niet aan bij de huidige tijdgeest. Het kan anders en beter.”
Laagdrempelig
“Wat de ALV betreft zijn we de onderwerpen die op de agenda staan tijdig, en per thema, gaan verspreiden onder de leden. We hebben een tweetal rondetafelsessies gehouden waar we met geïnteresseerden specifiek op één onderwerp zijn ingegaan, bijvoorbeeld de ontwikkelingen bij de jeugd en de te ontwikkelen strategie voor de vereniging. We hebben er veel informatie uit gehaald en de bijeenkomsten hebben direct gezorgd voor actie. Andere onderwerpen kaarten we ook tussentijds aan. Daarop kan men reageren via e-mail of onze Facebookpagina. Nog liever zien we dat iemand van het bestuur wordt aangesproken. Dat gebeurt steeds meer. Wat opvalt is dat we heel veel leuke en meer reacties krijgen, vooral via de mail. Op deze manier is het heel laagdrempelig en dat nodigt uit tot reageren. De reacties die we binnenkregen, hebben we tijdens het verenigingsweekend op flaps opgehangen. Ook daar kwamen de nodige reacties op. Zoals een flap met de strategie voor de komende jaren. Of een flap met activiteiten die we willen organiseren met de vraag welk team dit wil doen. We maken ook de vrijwilligerstaken die worden uitgevoerd per team zichtbaar. Dan zie je bijvoorbeeld dat bij het ene team meer vrijwilligers actief zijn dan bij het andere. Daar hangen we geen oordeel aan, maar het is wel voer voor discussie.”
ALV niet alleen richten op besluitvorming
“De ALV werd gepland in het verenigingsweekend waarin veel activiteiten plaatsvinden en alle teams oefenwedstrijden spelen. Daarmee hebben we de drempel verlaagd. De ALV was 30 minuten lang en vooral gefocust op besluitvorming. Achteraf kunnen we zeggen: een ALV die zich alleen richt op besluitvorming werkt niet. De aanwezigen vinden het toch fijn om ook geïnformeerd te worden en hun reactie te kunnen geven. Het vroegtijdig verstrekken van informatie en reacties verzamelen via diverse kanalen hebben we wel als heel positief ervaren. Dat nemen we mee voor de volgende keer.”
Doel van de ALV
Ook voor de toekomst houden we heel goed het doel van de ALV in gedachten: dat is niet om veel mensen bijeen te krijgen, maar om de juiste besluiten te kunnen nemen met voldoende draagvlak in de vereniging. Zo hoeft een activiteitencommissie niet meer op een ALV aanwezig te zijn om verantwoording af te leggen met vier A4tjes tekst over het afgelopen jaar. Zonde van hun tijd. Iedereen kan toch zien wat zij doen? En ben je benieuwd naar wat ze hebben gedaan of wat ze gaan doen…op de website staat die informatie en je kan ze altijd aanschieten of bereiken per mail. Bij een penningmeester ligt dat anders. Daar is de ALV een mooi moment voor om financiële verantwoording af te leggen. Maar…ook dat kan op andere manieren en andere momenten. Je moet zorgen dat je de mensen kunt bereiken, kunt informeren en hun mening horen. Dat doen we vooral via onze website, twitter en Facebookpagina. Daarop delen we informatie en nodigen we uit om te reageren.”
Blijf luisteren en veranderen
“Het allerbelangrijkste is wat mij betreft dat je als bestuur blijft luisteren naar wat leden willen. Ik zou het persoonlijk niet erg vinden als daarbij de ALV zou verdwijnen, en je voor een aantal onderwerpen digitaal met de leden besluiten neemt op een daarvoor gelegen moment. Voor mij werkt het niet om een feestavond aan de ALV te hangen, zodat er maar veel mensen komen. Je moet gewoon je leden op alle mogelijke manieren informeren. Plannen en ideeën kunnen prima gedeeld worden op de website. Persoonlijke aandacht blijft het belangrijkste, dus je moet als bestuur ook naar mensen toe gaan. En als ze vervolgens met ideeën komen of iets vragen, geef ze dan de ruimte en verantwoordelijkheid om hiermee aan de slag te gaan. Dat past bij deze tijd. Net als je bestuur een afspiegeling van je leden laten zijn. In het kader van bestuurlijke vernieuwing hebben wij ook twee jeugdige bestuursleden laten aantreden. Zo krijgen we veel directere input van onze jeugdleden. Daarmee komt ook de druk om op een minder traditionele manier te vergaderen. Echt mooi om te zien! De verandering blijft doorgaan, ook in verenigingen.”
