Het lijkt erop dat je een verouderde browser gebruikt waarin sommige onderdelen van Clubbase niet goed functioneren. We raden je aan om een andere browser te gebruiken.

Digitale ledenvergaderingen: kansen voor de toekomst?

NOC*NSF30 nov 2020

Voor veel sportverenigingen leverden de coronamaatregelen niet alleen sportief gezien uitdagingen op; ook voor het uitvoeren van het verenigingsrecht moesten besturen nieuwe wegen inslaan. De algemene ledenvergadering was immers op de reguliere wijze vrijwel onmogelijk geworden. De digitale variant deed zijn intrede, en blijkbaar met succes.

Verenigingen houden meestal twee keer per jaar een algemene ledenvergadering. Deze ALV is nodig, omdat dit het moment is waarop de leden door hun goedkeuring te geven en het bestuur decharge verlenen voor het gevoerde beleid. Ook een aantal andere bevoegdheden, zoals het benoemen en ontslaan van bestuursleden, ligt juridisch bij de ALV. Als er dus geen vergadering kan plaatsvinden, dan komt de continuïteit van een vereniging in gevaar.

Door corona en de daardoor ontstane situatie werden verenigingen niet alleen beperkt in de mogelijkheden om te sporten, maar ook het andere verenigingswerk leed eronder. Zo konden Ledenvergaderingen veelal niet doorgaan of moesten verplaatst worden. Met de tijdelijke spoedwet werd het mogelijk gemaakt om ook online te vergaderen en digitaal te stemmen. Veel verenigingen deden al ervaring op met deze nieuwe mogelijkheden.

FC Rijnvogels

Neem het voorbeeld van voetbalvereniging FC Rijnvogels. Ilona Lange, penningmeester van de club, schetst de gang van zaken: "FC Rijnvogels had een moeilijk jaar achter de rug. We hadden een interim bestuur en moesten een ALV houden om een bestuurswissel te kunnen laten plaatsvinden. Ons bestuur vond in het voorjaar op internet 'Online ALV', daar hebben we contact mee gelegd en zijn we mee in zee gegaan. En dat zullen we zeker weer doen!"

De kosten van technische ondersteuning van de digitale ALV vallen mee, volgens Lange. "Een jaarcontract kost € 150 en daarvoor kun je dan gebruik maken van de software. Daarnaast betaal je een euro per inloggend lid tijdens de vergadering. We wilden het eerst zelf proberen, maar hebben uiteindelijk toch de ondersteuning van het bedrijf erbij gehaald. Dat is beter, omdat deze moderator dan voor de technische kant zorgt en wij ons als bestuur alleen op de inhoud konden concentreren."

Eigenlijk waren er alleen maar voordelen aan de nieuwe vorm. Het aantal leden, dat deelnam aan de vergadering lag vele malen hoger dan voorheen. "Van de 800 leden, die onze club telt, kwamen er normaal gesproken ongeveer 30, nu waren het er 100! Het is natuurlijk ook veel laagdrempeliger, je hoeft er de deur niet voor uit. Wij als bestuur konden de door ons gemaakte power point presentatie eenvoudig delen met de leden tijdens de vergadering. Ook het uitnodigen voor de vergadering was een kwestie van het ledenbestand uploaden."

De club had in de aankondigingsmail ook links naar instructiefilmpjes meegestuurd. Die werden goed bekeken door de leden. Lange: "Onze leden waren ook heel positief! Het belang van de vergadering was natuurlijk ook groot. Maar ze waren ook verrast over hoe interactief de vergadering was. Vragen stellen via de chat was eenvoudig en de stemrondes verliepen vele malen duidelijker dan in de 'live' vergaderingen in het verleden. En wij als bestuur krijgen achteraf een Excel document, waarin de stemmingen samengevat zijn. Heel handig voor het verslag!"

Eén tip wil Lange andere clubs meegeven: "De online ALV staat of valt met een goede internetverbinding! Wij wilden eerst vanuit het clubgebouw vergaderen, via de wifi daar. Op het laatste moment hebben we toch besloten om als locatie bij één van de bestuursleden te gaan zitten, die een glasvezelverbinding heeft. Dat was een goede beslissing, want als je internet wegvalt, dan heb je natuurlijk helemaal niets!"

Koninklijke Nederlandse Zwem Bond

Niet alleen lokale sportverenigingen kampten met de ALV-perikelen, ook de meeste sportbonden hebben een vereniging als rechtsvorm. En dus de plicht een ALV te houden. Aschwin Lankwarden is directeur van de KNZB en is blij met de stappen, die de bond in de afgelopen maanden heeft gezet. "In het voorjaar hebben we belrondes gehouden, waarbij we al onze verenigingen gesproken hebben. En hebben we een digitale ALV gehouden, waarover we heel tevreden zijn. In het verleden hadden we ongeveer 100 mensen uit ca. 45 verenigingen daarbij aanwezig, nu waren er dat 300, afkomstig van 130 verenigingen!"

Niet alleen wat betreft het bereik, maar zeker ook voor de efficiency kan Lankwarden de ontwikkeling iedereen aanbevelen. Wat nog een punt van aandacht is, is het kanaliseren van de vragen, die in de chatfunctie gesteld werden. "We hadden de chat opengezet, maar aangegeven dat we daar gedurende de vergadering niet op in zouden gaan. Achteraf hebben we de 150 gestelde vragen allemaal beantwoord! Dat vergt uiteraard nog een behoorlijke inspanning, maar die is het waard. De communicatie, die plaatsvindt is heel waardevol."

Lankwarden gaat ervan uit dat de bond de systematiek veel vaker zal gaan gebruiken. "We zijn al begonnen met een 'Rondje Nederland', waarin we in gesprek gaan over de nieuwe bestuurlijke structuur. Daarvoor hebben we inmiddels twee digitale sessies gehad, die met het cijfer 8,6 door de deelnemers beoordeeld werden. Ook voor het overleg met de medewerkers in wekelijkse calls en met de commissieleden gebruiken we veelvuldig de digitale mogelijkheden. Het is dan wel een andere dynamiek, maar we zijn er zeker tevreden over."

Haarlemmermeersche Golfclub

Willem de Vries is voorzitter van de Haarlemmermeersche Golfclub. Ook zij hebben dit jaar voor het eerst hun ALV digitaal laten plaatsvinden. "En dat bevalt ons uitstekend! Vroeger organiseerden we de ALV in een hotel, en natuurlijk mis je als bestuur de spontane interactie met de zaal. We hadden onze leden gevraagd om hun vragen schriftelijk vooraf in te dienen. We hebben de chatfunctie wel ingeschakeld, maar hebben de vragen die daar gesteld werden pas achteraf beantwoord. En doordat de stemmingen tijdens de vergadering nu niet meer anoniem waren, hadden we in de zes stemrondes maar één tegenstem."

Volgens De Vries is een goede voorbereiding het enige wat écht belangrijk is om een digitale ALV te laten slagen. "Je moet er wel voor zorgen dat alles tot in de puntjes georganiseerd is. Ik zou ook iedereen adviseren om daar een bedrijf voor in te schakelen. Dat kost minder dan vroeger de bitterballen na afloop!" In november staat de volgende digitale ALV al gepland.

Tweede golf

En nu zitten we in de tweede coronagolf... Voor de clubs, die in het voorjaar nog gebruik hebben gemaakt van de geboden tijdelijke verlichtingen, wordt het nu vrijwel onontkoombaar dat er digitaal gestemd gaat worden. Huibert Brands, adviseur bestuurlijke ontwikkeling bij NOC*NSF, juicht de ontwikkelingen toe. "Naast dat er gelukkig al veel aanbieders zijn die digitaal stemmen op een betrouwbare manier mogelijk maken, wordt er stevig gewerkt aan verdere verbetering van de online tools. De ervaringen van verenigingen in de praktijk maakt duidelijk dat het misschien wel makkelijker was dan we dachten. En dat deze techniek misschien wel veel meer kansen biedt!"

Brands vindt het voor de toekomst interessant om te zien of bestuurders na corona zo snel mogelijk weer terug naar het oude willen. "Of zijn digitale tools straks niet meer weg te denken en kan het ervoor zorgen dat weer meer mensen participeren in de besluitvorming. Dat samenwerken in de vereniging nog weer makkelijker geworden is? Als je bedenkt hoe onmogelijk een digitale ALV op de club een jaar geleden nog leek, leert deze crisis ons ook dat hervorming van de verenigingsdemocratie mooie perspectieven voor de toekomst biedt!"


NOC*NSF 30 nov 2020
Heb je een vraag?

Heb je een vraag?

Neem contact op met NOC*NSF Sport Support via: