Wat zijn de juridische aandachtspunten bij werken met vrijwilligers?

Door: Sportbedrijf Lelystad, in samenwerking met mr. R.A. Brand van De Raadgevers Bedrijfsjuristen

Wat is eigenlijk een vrijwilliger?

Soms kan de scheidslijn tussen een werknemer en een vrijwilliger dun zijn. De uitgangspunten van de Belastingdienst voor vrijwilligers in de sport kunnen helpen om vast te stellen of iemand een vrijwilliger is:
1) de werkzaamheden worden verricht voor een sportvereniging of sportstichting;
2) de vrijwilliger doet de werkzaamheden niet voor zijn/haar beroep;
3) de eventuele vergoeding die de vrijwilliger ontvangt, is erg laag voor de omvang en het tijdsbeslag van de werkzaamheden, dus het zou een onredelijk laag uurloon zijn voor een werknemer;
4) de vrijwilliger is (dus) niet in dienst bij de organisatie.

Verder noemt de Rijksoverheid nog dat de kern van vrijwilligerswerk inhoudt dat het werk (i) een algemeen of maatschappelijk belang dient, (ii) niet gericht is op het maken van winst en (iii) niet concureert met een betaalde baan en dus niet ten koste gaat van een baan op de arbeidsmarkt. Het derde punt heeft met name te maken met mensen met een uitkering. Wanneer hij of zij een passende betaalde baan aangeboden krijgt, is het de bedoeling dat het vrijwilligerswerk die baan niet in de weg zit.

Vrijwilligersvergoedingen

Vrijwilligerswerk is in de kern onbetaald werk. Als club ben je dus nooit verplicht om vrijwilligers te betalen en zelfs niet om onkosten, zoals reiskosten, te vergoeden. Uiteraard is het wel netjes om onkosten te vergoeden als iemand regelmatig en/of veel onkosten maakt voor de club.

Op de site van de Belastingdienst staat overzichtelijk en wel hoe hoog de maximale onbelaste vrijwilligersvergoeding is. Aandachtspunten hierbij zijn dat er een maximale vergoeding per uur, per maand en per jaar is en dat die maxima lager zijn voor mensen onder de 21 jaar. Let ook op dat eventuele onkostenvergoedingen bij de maximaal onbelaste bedragen inbegrepen zitten. Krijgt iemand in totaal meer dan de maximaal onbelaste vergoeding? Dan moet er wel belasting worden betaald over de vergoeding. Er is dan echter niet per definitie sprake van een verkapte arbeidsovereenkomst.

Verzekeringen

Er zijn ontzettend veel mogelijkheden wat verzekeringen betreft. Een gemeente kan een collectieve vrijwilligersverzekering afsluiten, waardoor je als sportclub geen of hooguit een aanvullende verzekering nodig hebt. De gemeente Lelystad heeft bijvoorbeeld de Pluspolis van Centraal Beheer Achmea afgesloten, waardoor vrijwilligers en mantelzorgers die actief zijn binnen de gemeente of voor een organisatie uit de gemeente Lelystad verzekerd zijn. De verzekering is dus ook geldig voor een ouder die met een kind meegaat naar een uitwedstrijd buiten de gemeente Lelystad.

Sommige sportbonden bieden ook bepaalde verzekeringen aan. Als er behoefte is aan informatie over een bepaalde verzekering, kan het dus nooit kwaad om even bij de sportbond te informeren naar de mogelijkheden.

De vrijwilligersovereenkomst

Soms is het raadzaam om met vrijwilligers een schriftelijke overeenkomst te sluiten, zodat beide partijen goed weten welke afspraken ze hebben gemaakt. Zeker als vrijwilligers een vergoeding ontvangen, is het ten zeerste aangeraden om de afspraken op papier te zetten. De organisatie Werkgevers in de Sport (WOS) heeft goede modelovereenkomsten gemaakt, die sportclubs kosteloos kunnen gebruiken door ze te downloaden via hun website. Een vrijwilligersovereenkomst is dus binnen mum van tijd op papier gezet.

Verdere aandachtspunten

Als sportvereniging heb je een algemene zorgplicht, die behelst dat je de veiligheid, gezondheid en het welzijn van onder meer vrijwilligers dient te waarborgen. Meestal gelden de regels van de Arbowet niet voor vrijwilligers, maar wel als ze bijzonder risicovol werk doen. Het is altijd zinvol om in kaart te brengen welke risico’s er zijn, bijvoorbeeld door de speciaal op sportorganisaties afgestemde gratis risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te laten doen. Door een aantal vragen te beantwoorden, krijg je als club een plan van aanpak op maat. Het is erg eenvoudig te doen via de website van SportRI&E, van harte aanbevolen.

Voor volwassen vrijwilligers gelden geen voorschriften wat betreft werktijden, voor minderjarigen wel (met een onderscheid tussen vrijwilligers van 16 of 17 jaar oud en van 15 jaar of jonger). Zij mogen bijvoorbeeld niet tussen 23:00 en 7:00 (16 en 17) of 19:00 en 7:00 (vrijwilligers)werk verrichten.

Omdat er binnen sportclubs vaak met kwetsbare groepen, zoals minderjarigen en mensen met een beperking, wordt gewerkt, hebben vrijwilligers doorgaans een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig. Het is belangrijk om deze netjes aan te vragen om de veiligheid binnen de club te bevorderen. Sportclubs kunnen een VOG kosteloos aanvragen door zich daar voor aan te melden via gratisvog.nl.

Tot slot

Juist omdat vrijwilligers het kloppend hart van bijna iedere sportvereniging vormen, is het van groot belang dat een sportclub oog heeft voor alle juridische zaken die daarbij om de hoek komen kijken. Hopelijk geeft deze blog daar wat houvast in.

En is er behoefte aan specifieke juridische expertise, dan denkt Mr. Rémon Brand van De Raadgevers Bedrijfsjuristen graag met je mee. Schroom niet om contact met hem op te nemen via rabrand@deraadgevers.nl of 088 133 1133.