Van een uur werk naar een paar minuten
Stel: je bent secretaris van een sportvereniging in Assen. Na een bestuursvergadering heb je drie pagina's aan aantekeningen. Je moet daar nog een duidelijk verslag van maken en vervolgens de belangrijkste besluiten en acties naar de andere bestuursleden sturen.

Je kunt ChatGPT je aantekeningen geven en bijvoorbeeld vragen: "Maak van deze aantekeningen duidelijke bestuursnotulen. Zet de genomen besluiten apart en maak daarna een overzicht van de actiepunten met verantwoordelijke en deadline. Schrijf in een zakelijke maar toegankelijke stijl."

Binnen enkele seconden heb je een eerste versie. Die controleer je, pas je waar nodig aan en daarna kun je hem gebruiken. Hetzelfde geldt voor een nieuwsbrief, een vrijwilligersvacature of een bericht aan leden. Het belangrijkste verschil is misschien wel dat je niet meer vanaf een leeg vel hoeft te beginnen.

Hoe werkt ChatGPT?
ChatGPT is een AI-assistent waarmee je in gewone taal kunt communiceren. Je typt wat je nodig hebt en krijgt daarop een antwoord. Je kunt vervolgens doorvragen, het antwoord laten aanpassen of extra informatie geven.

ChatGPT kan bijvoorbeeld teksten schrijven en verbeteren, documenten samenvatten, ideeën bedenken, informatie structureren, tabellen analyseren en helpen bij het maken van plannen. Ook kun je bestanden uploaden en vragen stellen over de inhoud daarvan.

De kwaliteit van het antwoord hangt sterk samen met de opdracht die je geeft. Een vraag als "Schrijf een stukje over vrijwilligers" is vrij algemeen. Een opdracht als "Schrijf een korte wervende tekst voor ouders van jeugdleden van onze hockeyvereniging in Assen. We zoeken vrijwilligers voor bardiensten van maximaal twee uur. Houd de toon positief en laagdrempelig" geeft veel meer richting. Zo'n opdracht wordt ook wel een prompt genoemd.

Een handige manier om een goede prompt te maken is om steeds vier dingen mee te geven: wat je wilt, voor wie het bedoeld is, welke informatie belangrijk is en hoe het resultaat eruit moet zien.

AI is niet alleen interessant voor de secretaris. Juist binnen een vereniging zijn er veel verschillende taken waarbij een digitale assistent kan helpen.

Als voorzitter kun je ChatGPT bijvoorbeeld gebruiken om een bestuursvergadering voor te bereiden. Geef de belangrijkste onderwerpen en vraag om kritische vragen die je als bestuur zou moeten bespreken. Je kunt AI ook vragen om verschillende scenario's uit te werken wanneer het bestuur voor een lastige keuze staat. Bijvoorbeeld: "Onze vereniging heeft te weinig vrijwilligers. Geef vijf mogelijke oplossingen en benoem per oplossing de voordelen, nadelen, kosten en risico's."

Als secretaris kun je AI inzetten voor agenda's, notulen, jaarverslagen, nieuwsbrieven, e-mails en communicatie met leden. Ook kun je een lange beleidsnotitie laten samenvatten tot de belangrijkste punten voor het bestuur.

Voor de penningmeester kan AI helpen om financiële informatie begrijpelijk te maken. Bijvoorbeeld door een begroting of financieel overzicht te analyseren en te vragen: "Welke opvallende ontwikkelingen zie je in deze cijfers en welke vragen zou het bestuur hierover moeten stellen?" AI vervangt daarbij natuurlijk geen financieel deskundige of controle van de cijfers, maar kan wel helpen om sneller inzicht te krijgen.

Ook bij vrijwilligersbeleid liggen kansen. Laat AI bijvoorbeeld een vacaturetekst maken voor een trainer, een stappenplan voor het inwerken van nieuwe vrijwilligers of een enquête om te onderzoeken waarom vrijwilligers stoppen. Vervolgens kun je de uitkomsten van zo'n enquête laten ordenen in thema's.

Bij communicatie en sponsoring kan AI helpen om één boodschap om te zetten naar verschillende vormen. Een bestuursvoorzitter schrijft bijvoorbeeld een verhaal over het nieuwe jeugdbeleid. AI kan daar vervolgens een nieuwsbriefbericht, websiteartikel, Instagramtekst en korte tekst voor een sponsor van maken.

En ook bij activiteiten en evenementen kan AI veel voorbereidend werk uit handen nemen. Denk aan een draaiboek, taakverdeling, checklist, vrijwilligersbrief, planning of evaluatie. Je kunt zelfs vragen om mee te denken over wat er allemaal mis kan gaan bij een evenement en welke maatregelen je vooraf kunt nemen.

AI als kritische bestuursadviseur
Misschien is dit wel een van de interessantste toepassingen. Gebruik AI niet alleen om teksten te schrijven, maar ook om met je mee te denken.

Stel dat je als vereniging een nieuw meerjarenbeleidsplan wilt maken. Je kunt AI vragen om op basis van jullie huidige plan, ledenontwikkeling en bestuursvragen een aantal strategische thema's te benoemen. Laat AI nooit zonder goede input (promt) een plan schrijven. Dan krijg je een plan van een andere vereniging die niet matcht met jouw vereniging. 
Wel kun je slimme vragen stellen op basis van een gedateerd plan. 

"Doe alsof je een kritische adviseur van ons bestuur bent. Welke onderwerpen missen nog in dit plan? Welke aannames maken we? Waar zijn onze doelstellingen te vaag en welke doelen zijn moeilijk meetbaar?"
Dat kan een bestuursvergadering een heel andere start geven. AI komt niet met dé oplossing, maar helpt je om betere vragen te stellen.

Een belangrijk voordeel van AI is dat je het niet alleen hoeft te gebruiken voor het eindproduct. Je kunt AI ook inzetten als denkhulp.

Loop je als bestuur vast bij een onderwerp? Vraag dan bijvoorbeeld: "Wij hebben binnen onze vereniging discussie over de contributie. Geef ons tien vragen die we als bestuur moeten beantwoorden voordat we een besluit nemen.'' of "Bedenk vijf manieren waarop we jongeren meer bij het bestuur kunnen betrekken. Geef per mogelijkheid aan wat de voordelen, nadelen en eerste stap zijn."

Je gebruikt AI dan eigenlijk als een extra bestuurslid dat altijd beschikbaar is om mee te denken. Het echte besluit blijft uiteraard bij het bestuur en de mensen binnen de vereniging.

Andere AI-tools
ChatGPT is slechts één voorbeeld. Er zijn inmiddels veel AI-toepassingen die ieder hun eigen specialiteit hebben. Denk aan tools voor het maken van presentaties, afbeeldingen, video's, geluidsfragmenten, vergadernotulen of het analyseren van documenten.

Voor sportverenigingen zijn er daarnaast specifieke oplossingen. Clubtools.ai richt zich bijvoorbeeld specifiek op vrijwilligers en bestuurders van sportverenigingen. Het platform biedt onder andere praktische e-learnings en kant-en-klare promptpakketten voor verschillende bestuursfuncties. Er zijn bijvoorbeeld promptpakketten voor voorzitters, secretarissen en penningmeesters.

Dat is interessant voor verenigingen die wel met AI aan de slag willen, maar niet goed weten waar ze moeten beginnen. In plaats van zelf honderden mogelijkheden te ontdekken, kun je beginnen met voorbeelden die al zijn toegespitst op het verenigingsleven. Clubtools beschrijft AI bovendien nadrukkelijk als hulpmiddel om vrijwilligers tijd te laten besparen en het organiseren van de vereniging makkelijker te maken.

Ook kan je kijken naar Max op clubhelper.nl 
Max is de AI-verenigingsmanager die alles voor je regelt
Hij stuurt het AI-team aan, houdt overzicht en zorgt dat alles gebeurt - 24/7. Zodat jij tijd over houdt voor sport en verbinding.

Begin klein
Een vereniging hoeft geen uitgebreid AI-beleid te hebben om te beginnen. Kies liever één taak die iedere maand terugkomt en veel tijd kost. Bijvoorbeeld het maken van notulen, een nieuwsbrief, vrijwilligerscommunicatie of de voorbereiding van een bestuursvergadering.

Maak daarbij wel duidelijke afspraken over privacy. Zet niet zomaar persoonsgegevens, medische gegevens, wachtwoorden, vertrouwelijke bestuursinformatie of andere gevoelige informatie in een AI-tool. Controleer ook altijd de antwoorden. AI kan overtuigend klinkende fouten maken.

Voor sportverenigingen, waar veel werk wordt gedaan door mensen die dit naast hun baan, gezin en andere verplichtingen doen, kan dat een groot verschil maken. Minder tijd achter de computer betekent uiteindelijk meer tijd voor waar het binnen een vereniging om draait: sport, ontmoeting en mensen bij elkaar brengen.

De beste eerste stap? Kies morgen één vervelende, terugkerende bestuurstaak en vraag AI om je te helpen. Je zult waarschijnlijk ontdekken dat je niet alles zelf hoeft te doen.

En dit artikel? Je raad het al: Dit is geschreven met behulp van ChatGPT. Foutje herkent? Laat het ons weten.