Kascontrole in coronatijden

Bestuurders van vrijwilligersorganisaties zijn er langzamerhand al aan gewend: vergaderen via Zoom, MicrosoftTeams of een andere applicatie in plaats van vergaderen in het clubhuis of bij een bestuurslid thuis. En veel verenigingen houden binnenkort alweer voor de tweede maal een algemene ledenvergadering via beeldschermen.

Voor kascommissies is controle op afstand nieuw, de meeste controles vorig jaar konden nog plaatsvinden vóórdat coronamaatregelen fysieke controles aan de keukentafel bij de penningmeester verhinderden.

In de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, uitgegeven door www.kascommissiegids.nl, staat uitgebreid beschreven hoe de controle onder normale omstandigheden kan worden gedaan en wat de aandachtspunten daarbij zijn. Dit artikel beschrijft hoe kascommissies op afstand kunnen controleren, zodat toch zekerheid aan de ledenvergaderingen en besturen kan worden gegeven dat de jaarrekening van de vereniging of stichting in orde is.

PDF-bestanden voor controle van bankrekeningen

Een essentieel onderdeel van de controle van de jaarrekening van vrijwilligersorganisaties is het checken van de saldi van de betaal- en spaarrekeningen. En natuurlijk is het voor andere onderdelen van de controle ook belangrijk om de af- en bijschrijvingen op betaalrekeningen te kunnen raadplegen.

Bij alle banken is het mogelijk om een PDF-bestand van alle mutaties (af- en bijschrijvingen) en banksaldi te downloaden. De penningmeester kan het PDF-bestand downloaden en doorsturen naar de leden van de kascommissie. Daarmee heeft de kascommissie de beschikking over een origineel en volledig bestand.

Informatieplicht van het bestuur

In de praktijk hebben penningmeesters er soms moeite mee om ‘hun’ administratie af te geven aan kascommissieleden – maar bij het doorsturen van het PDF-bestand houdt de penningmeester zelf ook de beschikking over de gegevens, dus van ‘afgeven’ is eigenlijk geen sprake. Vanzelfsprekend hebben leden van kascommissies geheimhoudingsplicht en uiteraard mag de informatie alleen gebruikt worden in het kader van de kascontrole.

Volgens het Burgerlijk Wetboek (artikel 48 boek 2) is het bestuur van elke vereniging verplicht om “desgewenst … de boeken … en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen” aan de kascommissie.

De kascommissie zal moeten vaststellen dat het ontvangen PDF-bestand het originele bestand is, met andere woorden dat er geen wijzigingen door de penningmeester in zijn aangebracht. Er zijn in het verleden diverse penningmeesters betrapt die dagafschriften hadden vervalst of hadden laten verdwijnen om zo een gepleegde fraude te verhullen – ook bij controle op afstand blijft het zaak om bedacht te zijn op malversaties.

Gebruik de zoekfunctie

Een groot voordeel van werken met een PDF-bestand van de bankmutaties is dat de kascommissie gebruik kan maken van de zoekfunctie (Ctrl + F) die in PDF-programmatuur is ingebouwd!

Dat spaart veel tijd in vergelijking met de situatie dat de commissie alleen over papieren bankafschriften beschikt. Een bedrag of de naam van een leverancier zoeken – dat is in een paar seconden gepiept.

Alternatief: raadpleegfunctie

De controle kan soms efficiënter worden uitgevoerd als de kascommissie gedurende de tijd die nodig is voor de controle rechtstreeks toegang krijgt tot de betaalrekening. Uiteraard niet met de mogelijkheid om zelf overboekingen te doen, maar alleen met de mogelijkheid om de rekening te raadplegen. Daardoor kan gebruikt worden gemaakt van meer uitgebreide zoekfuncties dan bij controle door middel van een PDF-bestand mogelijk is.

De mogelijkheden om een raadpleegfunctie te gebruiken verschillen enigszins, afhankelijk van de bank. Internetbankieren bij ABN AMRO is net iets anders dan bij RABO of ING.

Zo biedt bijv. ‘Rabo internetbankieren professional’ de mogelijkheid om de bevoegdheden van penningmeester, andere bestuursleden en dus ook van kascommissieleden in te stellen.
En bij ABN AMRO (bij toegang met de e-dentifier) en ING kan de penningmeester toegang tot de rekening aan de kascommissie geven zonder dat de commissieleden overboekingen kunnen doen.

Het is dan niet alleen eenvoudig om transacties te zoeken, maar ook om selecties en tellingen te maken.

Boekhoudprogramma’s

Veel verenigingen en stichtingen maken gebruik van een online-boekhoudprogramma en ook deze programma’s bieden mogelijkheden om aan bepaalde gebruikers al dan niet tijdelijk raadpleegbevoegdheden te geven.

Bij Verenigingen van Eigenaren is het de laatste jaren al niet meer ongebruikelijk om alle leden het gehele jaar door in staat te stellen de administratie te raadplegen en in zo’n geval kan natuurlijk ook de kascommissie daarvan dankbaar gebruik maken.

Conclusie

Ook kascommissies kunnen in coronatijden goed gebruik maken van digitale mogelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Daardoor kunnen fysieke bijeenkomsten worden vermeden. Het noodzakelijke mondelinge overleg met de penningmeester kan bijvoorbeeld per telefoon plaatsvinden – de koffievoorziening zal elk lid van de kascommissie zelf moeten regelen.

Auteur: drs. Maarten den Ouden, controlespecialist en bedrijfseconoom

www.kascommissiegids.nl