Voor de overgrote meerderheid van sportclubs gelden vrij eenvoudige regels. Criterium daarvoor is dat zij geen onderneming in stand houden, d.w.z. als er geen commerciële activiteit wordt verricht, die in het handelsregister moet worden ingeschreven.
Wat houdt die 'eenvoudige regelgeving' dan in?
De wettelijke eisen voor verenigingen en stichtingen die onder de eenvoudige regelgeving vallen, staan in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De belangrijkste artikelen zijn:
- Artikel 10: het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te zetten.
- Voor verenigingen: artikel 48: het bestuur moet een jaarverslag maken en een balans plus staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de ledenvergadering overleggen. Elke bestuurder moet deze stukken ondertekenen.
Tenzij er een controlerend accountant of een raad van commissarissen is aangesteld, onderzoekt een (kas)commissie de jaarrekening.
- Voor stichtingen: artikel 300: het bestuur stelt de jaarrekening op en legt deze voor aan het orgaan dat volgens de statuten bevoegd is om de jaarrekening vast te stellen. Elke bestuurder en elk lid van het toezichthoudend orgaan (indien dit orgaan statutair aanwezig moet zijn) ondertekent de jaarrekening.
Verenigingen: geen 'jaarrekening'
Voor een goed begrip: bij verenigingen spreekt de wet niet over de 'jaarrekening', maar over 'balans plus staat van baten en lasten met een toelichting'. Dit is hetzelfde als een jaarrekening. In plaats van over een staat van baten en lasten wordt ook vaak gesproken over een 'resultatenrekening' of 'exploitatierekening'.
Een 'overzicht van ontvangsten en uitgaven' is géén staat van baten en lasten. Een vereniging die dus wel een overzicht van ontvangsten en uitgaven opstelt, maar geen staat van baten en lasten, voldoet niet aan de wettelijke eisen.
Waar moet de club aan voldoen?
Eigenlijk vallen de eisen dus best mee. Hier sommen we ze nog even op:
- Er moet een balans worden opgesteld.
- Er moet een staat van baten en lasten worden opgesteld.
- Er moet een toelichting bij 1 en 2 worden opgesteld.
- Elk bestuurslid van de vereniging of stichting moet de jaarrekening ondertekenen. Bij een stichting moet ook elk lid van het toezichthoudend orgaan ondertekenen.
- Dit moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren (dus vóór 1 juli). De ledenvergadering kan deze termijn verlengen.
- De jaarrekening van een vereniging moet gecontroleerd worden door een kascommissie (tenzij er een raad van commissarissen of controlerend accountant is aangesteld).
- De kascommissie bij een vereniging moet bestaan uit tenminste twee leden, die geen bestuurslid zijn. De kascommissie wordt jaarlijks benoemd.
Ondertekening
Er zijn nog maar heel weinig verenigingen die aan de eis dat alle bestuurders moeten ondertekenen voldoen. Toch is het echt een harde wettelijke eis dat elk bestuurslid - dus niet alleen de penningmeester - de jaarrekening ondertekent. Daarmee wil de wetgever benadrukken dat de jaarrekening een verantwoordelijkheid is van het hele bestuur.
