NOC*NSF Sport Support helpt clubs door de coronacrisis

"Eigenlijk is het hele gevoel rond NOC*NSF Sport Support in heel korte tijd veranderd van ‘goed dat het er is’ naar ‘het is echt heel erg belangrijk’," zegt Kim van der Hammen, projectleider Sport Support bij NOC*NSF. "Door de coronacrisis is zowel binnen onze organisatie als daarbuiten duidelijk geworden  dat de servicedesk eigenlijk onmisbaar is voor de sportwereld. Richard Kaper, manager sportparticipatie binnen onze organisatie, beschrijft onze werkzaamheden zelfs als: ‘Eén van de meest relevante binnen NOC*NSF’. Sport Support neemt nu een veel prominentere plaats in dan voor de coronacrisis."

Meeste vragen van sportclubs

Dat de behoefte aan een sportgerelateerde vraagbaak groot is, blijkt wel uit de cijfers. Waar er in de maand februari bijvoorbeeld zo’n 130 vragen binnenkwamen, hebben nu sinds het begin van de coronacrisis half maart al 1914 vraagstellers met een coronagerelateerde vraag Sport Support weten te vinden. Sinds half maart is corona hét onderwerp waar vragen over binnenkomen. Individuele sporters, sportclubs, sportbonden, gemeenten en andere sportorganisaties, allemaal proberen ze er via Sport Support achter te komen wat de coronamaatregelen voor hen betekenen. "De meeste vragen kwamen tot nu toe van sportclubs gevolgd door individuele sporters, dat zijn veruit de twee grootste groepen die onze hulp inroepen."

Vaak komen dezelfde vragen binnen over wat er wel en niet mag naar aanleiding van de maatregelen, maar soms zijn de vragen ook erg specifiek. Van der Hammen: "Het leuke is dat clubs heel creatief worden van de maatregelen. En daar komen dan weer vragen uit. Wat mag er bijvoorbeeld wel en niet als we gaan sporten onder een partytent? En wat zijn de richtlijnen als we een sportkamp gaan organiseren?"

Lang voordat iemand ook maar gehoord had van het coronavirus, gaf NOC*NSF Sport Support al antwoord op de vragen van sporters. Van der Hammen: "De aanleiding om de servicedesk te ontwikkelen was de Albert Heijn sportactie in 2017. Daarbij werd heel Nederland uitgedaagd om te ontdekken welke sport bij je past. De actie riep vragen op die beantwoord moesten worden. Zo begonnen we met Sport Support, toen dus nog specifiek voor die actie. En sinds tweeëneenhalf jaar zijn we het jaar rond bereikbaar voor sportgerelateerde vragen. Normaal gesproken krijgen we vooral vragen over bijvoorbeeld de Nationale Sportweek en NOC*NSF Academie voor Sportkader. Ook helpen we clubs en gemeenten met vragen vanuit het sportakkoord."

Kanalen

Sport Support is op alle mogelijke manieren te bereiken. Van der Hammen: "Het meest maken mensen gebruik van WhatsApp en mail. Een klein gedeelte van de vragen komt binnen via de chatfunctie op de website van NOC*NSF. En dan is er natuurlijk ook nog Facebook en Twitter. Daar beantwoord het social mediateam van NOC*NSF vragen." Op vragen die binnenkomen via de chatfunctie probeert het team op werkdagen binnen twee minuten te reageren  en op WhatsApp is het streven om doordeweeks binnen twee uur een reactie te versturen. Op de andere kanalen is het doel om de vraagstellers binnen een dag van antwoord te voorzien. "Eigenlijk lukt dat bijna altijd wel. In deze coronatijd zijn we vaak ook in het weekend en tijdens alle feestdagen bereikbaar via WhatsApp. Alleen na een persconferentie, als er nieuwe maatregelen of versoepelingen zijn aangekondigd is het lastiger om iedereen binnen een dag op weg te helpen."

De persconferenties van het kabinet roepen vanzelfsprekend vragen op binnen de sportwereld. Het team van Sport Support probeert zo snel mogelijk boven tafel te krijgen hoe de maatregelen of versoepelingen geïnterpreteerd moeten worden. "Na zo’n persconferentie is het echt rennen geblazen. Intern gaan we dan aan de slag met de sportprotocollen en passen we de FAQ’s op onze website aan. Aan die documenten en onze interne informatie, toetsen we de vragen die gesteld worden via de servicedesk. Ik heb veel appcontact met het Crisis Management Team van de Nederlandse sport waarin ook een aantal bonden vertegenwoordigd zijn en ook intern hebben we een groepsapp waar we met collega’s die betrokken zijn overleggen. Binnen NOC*NSF staan we zo dicht bij de besluitvorming dat er altijd wel iemand is die het antwoord op de vraag van een club weet. En zo niet, dan kunnen we het altijd nog voorleggen aan het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport waar we nauw contact mee hebben in deze tijd."

Team

De professionele manier waarop Van der Hammen de werkwijze van Sport Support beschrijft doet vermoeden dat NOC*NSF een groot team op de been heeft gebracht om alle vragen van clubs, bonden en andere betrokkenen te beantwoorden. Maar niets blijkt minder waar. "Het team bestaat naast mijzelf uit twee medewerkers en twee stagiairs. Daarnaast zijn we een andere collega aan het inwerken omdat er momenteel zoveel verzoeken binnenkomen. Eigenlijk is het een relatief klein team waarvan niemand fulltime met Sport Support bezig is. We hebben allemaal werkzaamheden die we ernaast oppakken. Met dat kleine team hebben we tot nu toe 1914 tickets over corona opgepakt, maar een ticket staat gelijk aan een individuele vragensteller. Vaak heeft een persoon meerdere vragen. Het aantal vragen dat we verwerkt hebben ligt dus nog veel hoger. En dat zijn alleen de coronagerelateerde vragen. De vragen over andere projecten en programma’s die we voor de coronatijd oppakten komen hier nog bij."

De coronacrisis heeft NOC*NSF Sport Support niet alleen bij sporters en clubs in het vizier gebracht. Ook de samenwerking met bonden op dit vlak heeft een vlucht genomen. "We hebben een oproep gedaan aan de bij NOC*NSF aangesloten sportbonden om coronavragen, uiteraard kosteloos, bij de servicedesk te leggen. En een aantal bonden heeft daar gehoor aan gegeven. Zij sturen hun clubs met coronavragen door naar Sport Support. Vooral voor kleine bonden kunnen we van grote betekenis zijn."

KNGU

Naast bijvoorbeeld de Nederlandse Handboogbond en de Boksbond maakt ook de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie gebruik van NOC*NSF Sport Support. Silvia Bos, landelijk accountmanager bij de KNGU, vertelt over de samenwerking. "We hebben met NOC*NSF afgesproken dat we alle vragen omtrent de subsidieregelingen via hen laten lopen. Als clubs vragen hebben kunnen ze die direct bij Sport Support neerleggen. Dit is typisch iets wat ontstaan is dankzij het intensief samenwerking vanwege de coronacrisis. Voorheen wist ik eigenlijk niet eens dat de servicedesk bestond."

Volgens Bos is het voor gymnastiek verenigingen niet verwarrend dat de bond doorverwijst naar NOC*NSF. "We  hebben zelf heel duidelijk op bijvoorbeeld onze website en in nieuwsbrieven gecommuniceerd waar verenigingen moeten zijn met welke vragen. En vervolgens worden wij door Sport Support in de cc meegenomen bij het formuleren van een antwoord. Zodat wij ook goed weten wat er speelt bij onze clubs en welke vragen ze hebben."

Bos is erg tevreden over de diensten van Van der Hammen en haar team. "We krijgen super positieve reacties van tevreden clubs. Ze laten vooral weten dat ze heel snel en heel netjes te woord worden gestaan. Er komt een duidelijk geformuleerd antwoord zonder moeilijk jargon met eventueel links naar meer nuttige informatie en het verzoek om vooral terug te komen mocht er nog iets onduidelijk zijn."

Ook Bos denkt dat vooral kleine bonden hun voordeel kunnen doen met de diensten van Sport Support. "Vooral bonden die geen of heel weinig accountmanagers hebben zou ik zeker aanraden om gebruik te maken van Sport Support. Maar ook grotere bonden kunnen er gemak van hebben. Want NOC*NSF zit als organisatie zo dicht op de informatie die onze achterban wil hebben, dat je via die weg gemakkelijk de beste antwoorden boven tafel krijgt."

Een tien voor service

Ook voor instellingen die niet zijn aangesloten bij een sportbond staat Sport Support klaar. Cécile en Frank van Meurs- van de Peppel van Céciles & Franks Backyard Gym in Reek namen contact op met Sport Support omdat ze vragen hadden rondom materiaalgebruik binnen hun gym. "We vroegen ons af wat de mogelijkheden zijn om mensen te laten sporten met dezelfde materialen. In deze tijd zijn er heel wat regeltjes. En vanuit de gemeente krijgt je wel wat hulp, maar toch is alles best aan wat eigen interpretatie onderhevig. Daarom zochten we naar een orgaan dat ons kon helpen bij die interpretatie. En zo kwamen we bij de servicedesk van NOC*NSF terecht."

Die vertelde hen dat het kan, samen sporten met dezelfde materialen.  Als de materialen maar goed worden schoongemaakt. "We kregen een helder en duidelijk antwoord dat werd onderbouwd met adviezen van het RIVM. Inmiddels hebben we ons rooster weer volledig in ere kunnen herstellen. We deden al veel buiten. We moeten nu alleen wat strenger zijn op het afstand houden, maar met de markeringen die we hebben uitgezet is dat goed te doen." Ook zij zijn erg tevreden over Sport Support. "We geven de service een tien. Binnen een uur hadden we een bevredigend antwoord. Dat kom je echt niet overal tegen."

 NOC*NSF Sport Support heeft in de coronacrisis de waarde voor de sportwereld bewezen, maar wat als we straks hopelijk deze situatie achter ons kunnen laten? "Ook daar zijn we al volop mee bezig," zegt Van der Hammen. "Ook na corona willen we mensen zo goed mogelijk helpen met hun sportvragen. Vooral voor kleine bonden kunnen we hopelijk blijvend van grote betekenis zijn. Zij kunnen misschien niet de bezetting garanderen die wij wel bieden."

Heb je ook een vraag voor NOC*NSF Sport Support? Neem contact op via sportsupport@nocnsf.nl of WhatsApp: 06-82488768.