Voorbeelddocumenten

Onderstaand lichten we een aantal veelvoorkomende documenten toe, inclusief een voorbeeld. Heeft uw club behoefte aan andere voorbeelddocumenten? Onder aan deze pagina kunt u een verzoek indienen.

• Statuten: De statuten zijn de spelregels van de vereniging. Ze beschrijven wat het doel is, wie er in het bestuur zit en hoe besluiten worden genomen. Vanaf 1 juli 2026 moeten de statuten van alle clubs voldoen aan de WBTR, een wet die goed bestuur verplicht stelt. Duidelijke statuten zorgen voor structuur, vertrouwen en een sterke basis voor de club.

• Verenigingsbrede gedragscode: De gedragscode beschrijft hoe iedereen binnen de club met elkaar omgaat. Respect, veiligheid en sportiviteit staan centraal. Ook staat erin wat er gebeurt bij ongewenst gedrag. Zo weet iedereen wat wel en niet kan, en blijft de club een veilige en prettige plek voor iedereen.

• Privacyverklaring: De privacyverklaring legt uit hoe de club persoonsgegevens gebruikt en beschermt, zoals contactgegevens of foto’s. Het geeft aan waarom gegevens worden verzameld, hoe ze veilig worden bewaard en wie erbij kan. Zo weten leden dat hun gegevens goed worden behandeld en voldoet de club op dit gebied aan de AVG.

• Verwerkersovereenkomst: Sportclubs hebben een verwerkersovereenkomst nodig met externe partijen die namens de club persoonsgegevens verwerken. Deze overeenkomst is wettelijk verplicht onder de AVG en zorgt ervoor dat de club kan aantonen dat persoonsgegevens veilig en compliant worden verwerkt door de derde partij, door afspraken vast te leggen over beveiliging, bewaartermijnen en datalekken.

• Vrijwilligersovereenkomst: In de vrijwilligersovereenkomst staan de afspraken tussen de club en de vrijwilliger. Bijvoorbeeld over taken, verantwoordelijkheden en verzekering. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Dit voorkomt misverstanden en laat zien dat de club goed met haar vrijwilligers omgaat.